Dados e informação são elementos imprescindíveis para a tomada de decisões nas empresas, em todos os níveis. É difícil decidir de forma precisa os rumos das estratégias de venda, produção ou marketing, por exemplo, sem antes saber sobre a situação atual dos negócios, incluindo fatos, análises, números, estatísticas e projeções.

Ter acesso a essas informações de forma rápida e precisa é um fator que contribui para gastar o menor tempo possível da equipe na busca por elas. Quanto mais acessível for a informação que você precisa saber para decidir, melhor. Afinal, tempo é dinheiro! Ou seja, otimizar o tempo gasto com essas tarefas é um fator chave no aumento da produtividade.

Mas como fazer isso?

A Gestão da informação é a melhor forma de administrar dados necessários para a tomada de decisões. Trata-se de um processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações, seja de documentos físicos ou digitais.

Utilizando de metodologia correta, é possível fazer com que as informações cheguem, no momento correto, às pessoas certas. Portanto, a Gestão da Informação contribui muito para o aumento da produtividade, otimizando o tempo gasto com a busca e identificação das informações e na tomada de decisões.

Quando o assunto é gestão da informação e aumento da produtividade, lançar mão de tecnologias disponíveis faz toda a diferença. A utilização uma boa arquitetura de solução tecnologia é primordial para o sucesso na gestão da informação. Após sua implantação sua equipe pode:

• gerenciar o conteúdo (captura, geração, indexação, armazenamento, taxonomia, temporalidade, disponibilização e acesso) produzido pela empresa;
• obter rapidez na recuperação das informações e documentos;
• filtrar as informações por interesse;
• garantir a segurança dos dados/informações
• controlar fluxo de trabalho;
• centralizar repositórios;
• gerenciar e-mails.

Antes de encontrar a sua solução tecnológica, é preciso fazer um diagnóstico para entender possíveis falhas e gargalos na gestão da informação e, então, “arrumar a casa”. O sistema, então, entra como um “suporte” ao projeto.

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