Digitalização de documentos: vale a pena?
Date: 13 de junho de 2016
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Documentos-digitais

A evolução da tecnologia da informação vem transformando as práticas de controle, armazenamento, preservação e acesso de documentos nas organizações. Grande parte do volume de arquivos tem se tornado digital e há documentos sendo produzidos e armazenados exclusivamente neste formato. Entretanto, a ausência de ferramentas e procedimentos adequados de segurança e de preservação criam dúvidas quanto à confiabilidade, autenticidade e acesso a esses documentos.

Arquivos digitais facilitam o acesso às informações e economizam espaço físico, mas demandam tratamento diferenciado por serem facilmente duplicados, distribuídos, renomeados, reformatados ou convertidos. É preciso garantir a integridade e a autenticidade dos documentos digitais. Mas esse debate sobre segurança da informação, tanto no âmbito legal quanto no âmbito institucional, e as ações para gerar confiabilidade ainda são pouco difundidos ou compreendidos.

A digitalização de documentos é uma prática que vem ganhando espaço em um mundo cada vez mais conectado, e a tendência é que, cada vez mais, os arquivos físicos sejam substituídos pelos digitais. Entretanto, alguns cuidados devem ser tomados:

 

Legislação

A Lei sobre a digitalização de documentos com certificação digital (LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012) tem como objetivo conferir segurança jurídica aos documentos digitalizados por meio de certificação digital e equipará-los aos originais, o que geraria economia de recursos e de espaço físico. Como houve vetos no texto original da lei (não houve equiparação), os documentos físicos originais são exigidos em algumas circunstâncias. Em processos judiciais, por exemplo, alguns juízes não aceitam documentos e provas em formato digital. Portanto, é importante manter alguns documentos físicos, ainda que sejam digitalizados para serem utilizados no dia-a-dia da organização.

 

Política e procedimentos

A preservação digital nunca será resolvida exclusivamente pela própria tecnologia. O planejamento e a implementação de políticas de preservação digital é essencial para garantir o armazenamento e o acesso aos documentos e arquivos.

Sem dúvidas, o primeiro passo para a preservação de documentos digitais é a definição de políticas. A partir destas, é elaborado um plano contendo as estratégias de preservação com eficácia comprovada. Em seguida, definem-se os procedimentos para adoção de estratégias e softwares a serem utilizados, implementação de repositórios digitais, escolha dos formatos de arquivo recomendados para preservação e adoção dos padrões de metadados.

A tecnologia (software ou nuvem) deve estar hierarquicamente abaixo das políticas institucionais; os sistemas informatizados deverão estar em conformidade com os requisitos definidos previamente, garantindo integridade, autenticidade e confiabilidade aos documentos armazenados.

 

Software / Sistema / Cloud

Após a definição de políticas e procedimentos, conforme citado acima, é hora de escolher um local onde os documentos arquivísticos digitais serão armazenados e preservados.

O “repositório digital” (o local onde serão armazenados os arquivos digitais) deve ser o ambiente autêntico para a preservação em longo prazo e, claro, precisa dispor de ferramentas para a gestão, controle e acesso aos documentos. Todas as ações realizadas neste ambiente devem ser
registradas, criando-se assim, um histórico de cada objeto digital armazenado.

O repositório digital deve estar em conformidade com as normas e padrões estabelecidos, e trabalhar de forma colaborativa com outros serviços de preservação digital.

 

Certificação digital

A certificação digital é uma ferramenta que garante proteção às transações online e a troca virtual de documentos, mensagens e dados, dando a esses processos validade jurídica. É uma forma de usar a tecnologia para reforçar os mecanismos de segurança online, garantir a privacidade e confirmar a autenticidade das informações dos usuários, empresas e instituições na rede.

 

A Marcass Consultoria pode te ajudar nesses processos de digitalização de documentos. Consulte-nos!

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