5 dicas para melhor organizar os documentos da sua empresa
Date: 21 de setembro de 2016
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organização de documentos

Digitais ou físicos, toda empresa tem uma grande quantidade de documentos que são gerados diariamente e precisam ser armazenados dentro de uma “lógica”, para serem facilmente encontrados depois. Somente com essa organização é possível otimizar o tempo; afinal, deixar um funcionário procurando um arquivo por horas a fio é uma perda de produtividade, além de gerar desgaste.

Além dessas questões ligadas à qualidade do trabalho, manter os documentos organizados é fundamental para não perder prazos, não pagar multas e poder comprovar que está em dia com obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas.

Existem algumas maneiras de facilitar esse controle, ajudando seus funcionários a ganharem produtividade, através da organização eficiente do ambiente de trabalho. A Marcass Consultoria utiliza uma metodologia própria para atender as especificidades de cada cliente na Gestão da Informação. E disponibiliza agora 5 dicas básicas para empresas de pequeno porte que precisam organizar seus documentos! Confira:

 

Estabeleça um local específico para guardar os documentos

Para documentos físicos, estabeleça um local específico para guardar toda a documentação.O mais importante é sempre ter um local em que todas os papéis estejam reunidos.

Para documentos digitais, a lógica é a mesma! Estabeleça no servidor um local específico onde os documentos serão armazenados. E siga os passos a seguir.

 

Organize os documentos por grupos ou categorias e utilize pastas específicas

Separe os papéis ou arquivos digitais por assuntos e datas (Administrativo, Financeiro, Pessoal, Fornecedor, Cliente etc). Esta separação vai fazer com que seja muito mais fácil encontrar os documentos posteriormente, quando for necessário.

Para arquivos físicos, utilize etiquetas de identificação para aquele grupo de documentos das pastas, envelopes ou caixas.

No computador, crie pastas específicas e use nomes que indicam seu conteúdo. E lembre-se de fazer um backup de tudo na nuvem, para garantir a segurança da informação.

 

Crie um procedimento de arquivamento

Para orientar as equipes e evitar erros, é fundamental que haja procedimentos (ou metodologia) a serem seguidos para guardar os documentos, sejam eles físicos ou digitais.

O passo-a-passo deve ser documentado e estar disponível para todos que tenham acesso à geração ou armazenamento de dados e informações. E lembre-se: treinamento é fundamental para que os funcionários entendam o processo e sua importância.

 

Designe um funcionário para esta tarefa

É importante delegar a tarefa para alguém que tenha disponibilidade de tempo e habilidade para gerenciar e arquivar os documentos, e que garanta que a metodologia criada esteja sendo seguida por todos. Assim, é mais fácil estabelecer um controle de qualidade, evitando extravios e melhorando a rapidez na busca por arquivos e documentos.

 

Use a tecnologia para facilitar a organização dos seus documentos

Salvar os documentos na nuvem (cloud computing), criando pastas segmentadas (dentro da lógica da metodologia e gestão da informação), facilita a busca por esses documentos e garante a segurança da informação.

Além disso, tenha os procedimentos documentados e planilhas ou sistemas de gestão dos mesmos; isso facilita muito na hora de encontrar o que você precisa.

 

Empresas que conseguem manter uma boa organização em seus documentos e arquivos têm muito mais qualidade nos serviços prestados, mais produtividade e consequentemente, melhor lucratividade. Mesmo que organizar tudo dê um pouco de trabalho, o resultado vale a pena!

Compartilhe com a gente sua opinião sobre o tema!

Marcass Consultoria

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