A Marcass atua em duas frentes de negócios: consultoria e implantação.
Clique e conheça um pouco mais sobre cada uma delas.

A gestão da informação tem como objectivo apoiar a política global da empresa, na medida em que torna mais eficiente o conhecimento e a articulação entre os vários subsistemas que a constituem; apoia os gestores na tomada de decisões; torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; apoia de forma interativa a evolução da estrutura organizacional, a qual se encontra em permanente adequação às exigências concorrenciais; e ajuda a formar uma imagem da organização, do seu projeto e dos seus produtos.

As soluções de Gestão da Informação permitem a gestão completa dos processos que envolvem documentos, informações físicas e digitais desde a captura, organização, armazenagem, preservação, pesquisa e distribuição de conteúdo, atendendo com agilidade e segurança as demandas dos clientes dos mais variados segmentos.

Estudo de viabilidade (Diagnóstico situacional)

Trata-se do desenvolvimento de um Plano de Ações Estratégicas, no qual é realizada a coleta de dados e informações com o objetivo de indicar soluções adequadas à realidade do cliente, visando melhorias dos processos de seleção, aquisição e produção, processamento técnico, automação e difusão de documentos e informações organizacionais, o gerenciamento dos documentos físicos e digitais e a Gestão do Conhecimento. É um instrumento que informa e orienta os gestores para a tomada de decisões no que diz respeito à Gestão da Informação na sua empresa e/ou instituição.

Planejamento e implementação de soluções de gestão de informações

Este processo envolve o planejamento, organização e informatização de acervos documentais com várias bases de documentos, incluindo suas origens, características e usos diferentes, com objetivo de disponibilizar ao usuário a informação certa na hora precisa.

A implantação deste planejamento é desenvolvida pela Marcass através do acompanhamento e supervisão do processo de transição do modelo atual para o modelo proposto. Utilizando tecnologias (Internet, Intranet, Portal, Correio Eletrônico, Enterprise Content Management – ECM, Workflow) que possibilitem o acesso, a manutenção, o gerenciamento e o acompanhamento do fluxo de documentos e informações nas empresas. Disponibilizando especificação de critérios corporativos de acesso aos documentos (Plano de Segurança para Acesso aos Documentos Corporativos) e Instrumentos Normativos.

Tabela de temporalidade documental (TTD)

Elaboração e estruturação da TTD, por assunto/área, que defini a vida útil da documentação, automatiza o processo de destinação dos documentos, orienta o usuário no que deve ser arquivado, em que formato físico deverá se dar o armazenamento, por quanto tempo se deverá arquivar a documentação nas fases ativa, intermediária e inativa e, principalmente, de quem deve ser a responsabilidade dessa guarda. De acordo com a Legislação Brasileira e ou Internacional.

Desenho de soluções de ECM (Arquitetura, Temporalidade, Taxonomias, Políticas de segurança e acesso). 

A Marcass tem parceria com os melhores softwares de ECM e faz um estudo da ferramenta escolhida, em conjunto com o cliente, para definir os componentes, requisitos, incluindo especificações técnicas e funcionais, segurança e classificação da informação, com objetivo de atender as necessidades específicas de cada cliente.

Organização do acervo (gestão de arquivos físicos e/ou digitais)

Este serviço é um conjunto de técnicas que prevê tanto o gerenciamento de arquivos, quanto a organização dos documentos físicos e digitais, em conformidade com os procedimentos. Inclui a classificação, identificação, descarte de documentos prescritos e arquivamento (visando sua recuperação), tráfego dos documentos na empresa e segurança da informação.

Execução de Business Process Outsourcing (BPO) ou Terceirização de Processos de Negócio.

A Marcass disponibiliza uma equipe para trabalhar com o cliente, lado a lado. Todo o trabalho operacional é realizado com base num cronograma previamente aprovado e os resultados são acompanhados semanalmente pelos gestores da Marcass, garantindo monitoramento da fidelidade no cumprimento das metas estabelecidas e qualidade do resultado obtido.

Guarda de documentos físicos

O sistema de Off Site Storage (armazenagem fora da empresa) remove e preserva arquivos com a melhor tecnologia existente. Administrado por software específico, o cliente pode manter o controle da sua coleção a partir  do seu escritório. A documentação fica armazenada em caixas lacradas, com garantia de inviolabilidade. O acervo fica assegurado com o mais rigoroso controle ambiental, higiene, sistema de prevenção de incêndios, vigilância em tempo integral (circuito interno de TV) e controle de visitantes. O gerenciamento informatizado permite controlar o conteúdo de cada caixa armazenada. Em caso de necessidade, a localização do documento requerido é imediata. A Marcass oferece este serviço em parceria com outras empresas.

Digitalização de documentos

Este é o serviço de conversão de documentos físicos em formato digital. O processo de digitalização é composto de 5 fases: preparação, digitalização, conferência, indexação e entrega dos documentos, segundo o fluxograma abaixo.

Gestão de biblioteca e/ou Centros de Documentação

Constitui o desenvolvimento, em espaço físico nas dependências do cliente, de um sistema integrado de atividades interdependentes, cujas bases são a coleta, o tratamento do acervo documental, o armazenamento, a recuperação da informação e sua disseminação, utilizando-se de ferramentas de tecnologia da informação. A Marcass implementa e gerencia estes processos de gestão da informação, com comprometimento e  busca de satisfação dos seus clientes.

Memoriais

Criado para preservar, valorizar e divulgar a memória do Homem Público e de Instituições. A Marcass desenvolveu uma metodologia para o planejamento e implantação de Memoriais que possibilita gerar, atualizar e acessar, de forma simples, todas as informações, esteja estas em acervos históricos de natureza arquivística, bibliográfica e museográfica.

O tratamento técnico de tipos documentais e sua disponibilização, em forma de dados e /ou imagens, tem como suporte a utilização de tecnologias que propiciam a melhor forma de preservar e de divulgar as informações.

Os acervos de natureza arquivística, bibliográfica e museográfica, incluem artigos (jornais e revistas), certificados, diplomas, esculturas, fotografias (papel e digital), livros, medalhas, periódicos (revistas, boletins, informativos), pinturas, troféus, vídeos (imagens em CD e DVD), entre outros.