A maioria das empresas não faz ideia da quantidade de conteúdo que é gerada diariamente por suas equipes e processos, incluindo e-mail, mensagens de texto, arquivos de vídeo, arquivos gráficos, documentos Office, planilhas, etc.

A gestão eficaz da informação começa daí: ter controle sobre o que é gerado ou como; depois, cuidar da classificação, processamento, armazenamento e recuperação de conteúdo.

Um sistema de geração de documentos permite transformar documentos que são gerados aleatoriamente, sem regras, em modelos (templates) a partir de metodologias previamente estipuladas, o que reduz o tempo necessário para se criar um novo documento e elevam a sua qualidade, eliminando erros humanos típicos da abordagem tradicional de edição.

É importante que a geração de conteúdo tenha um padrão ou procedimento pré-estabelecido. Isso, inclusive, facilita sua classificação, organização e armazenamento, tornando o acesso a ele mais rápido e eficaz e contribuindo para a efetividade das estratégias de Gestão da Informação.

Lembre-se: o conteúdo gerado por sua organização pode e deve ser usado no sentido de otimizar processos, tornar mais rápida a tomada de decisões e criar vantagem competitiva. Quanto mais organizado ele for, melhor!

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