Informação é elemento primordial para todo tipo empresa, grande ou pequena, seja indústria, comércio ou prestação de serviços. Periodicamente, os gestores precisam saber, por exemplo, o volume de produção, o fluxo de caixa, as contas a pagar, agenda de serviços a serem realizados, inadimplência, previsão de receita, resultados operacionais, projeções e cenários para o próximo período, dentre outros. Precisam guardar e encontrar documentos contábeis, financeiros, de recursos humanos, jurídicos e outros.

Dentre uma infinidade de dados, alguns são mais importantes que outros, sem dúvida. E, justamente por isso, ter os documentos e informações devidamente guardados, separados, indexados, organizados e gerenciados é essencial para que as rotinas e processos internos tenham fluidez e eficiência. Só assim, gasta-se menos tempo e recursos humanos para encontrar e organizar o conhecimento necessário para a tomada de decisões, aumentando a produtividade e eficácia dos processos.

Será que a sua empresa faz esse controle adequadamente? Aqui vão alguns indícios de que você precisa melhorar a Gestão da Informação na sua empresa:

1. Dificuldade em localizar um documento/informação

Se você precisa envolver muitos colaboradores ou perder muito tempo na busca e recuperação de documentos e informações, é um sinal de que é preciso melhorar a Gestão da Informação da sua empresa.

É importante ter uma metodologia para separar, indexar, organizar, armazenar e utilizar os dados que precisa; assim, poderá encontrar o que precisa com mais agilidade e menos esforço. Mais produtividade para seu negócio.

2. Excesso de papéis

Qual o tamanho do seu arquivo físico? O volume de documentos, principalmente se não estiverem devidamente organizados e armazenados, pode ser um sinal de que é preciso rever a Gestão da Informação na sua empresa.

Nem todos os documentos precisam ser guardados por muito tempo; existe prazos legais para cada um. A Tabela de Temporalidade de Documentos ajuda nesse processo, defini a vida útil da documentação, automatiza o processo de destinação dos documentos, orienta o usuário no que deve ser arquivado, em que formato físico deverá se dar o armazenamento, por quanto tempo se deverá arquivar a documentação nas fases ativa, intermediária e inativa e, principalmente, de quem deve ser a responsabilidade dessa guarda.

3. Utilização de área nobre para guarda de documentos físicos

Onde você guarda seus documentos? Se está usando área nobre, que poderia ser usado para outros fins, é um sinal de que precisa otimizar o uso do espaço físico e, talvez, até se desfazer de documentos desnecessários, diminuindo o volume de papel a ser armazenado.

4. Retrabalho por parte dos funcionários com a perda de informações

Os colaboradores precisam refazer relatórios, planilhas ou projetos porque as informações foram perdidas ou não são rastreáveis? Isso é perda de tempo e, claro, de dinheiro. É um sinal claro de que é preciso melhorar os procedimentos e processos relacionados à Gestão da Informação.

5. Envolvimento de muitas pessoas e ferramentas para obtenção de uma única informação

Se, na hora de tomar uma decisão, você precisa “correr atrás” de diversas pessoas, departamentos e/ou softwares para coletar dados, é sinal de que a organização das informações na sua empresa precisa melhorar. Um dos objetivos da Gestão da Informação é justamente esse: auxiliar na tomada de decisões, fornecendo no tempo certo as informações precisas.

A Gestão da Informação é uma ferramenta poderosa para aumentar a produtividade e otimizar processos em sua empresa! Precisa de ajuda? Conte conosco!