Pode parecer algo simples, mas encontrar documentos importantes é uma tarefa que interfere na eficiência de outros processos dentro da organização, na produtividade e na agilidade para a tomada de decisões, interferindo nos resultados. Por isso, a rastreabilidade de documentos tem ganhado importância cada vez maior na vida das empresas.

O conceito de rastreabilidade surgiu na produção industrial com a necessidade de se acompanhar os estágios e as condições dos produtos e efetuar o controle de qualidade. No contexto da gestão documental, isso se aplica no sentido de saber quem, quando, onde, porque e por quanto tempo o documento foi manuseado e/ou acessado. Tanto em sua versão digital, no sistema, quanto em sua versão original, em papel. É uma solução complementar que surgiu devido à necessidade localização precisa de um documento. Por meio da impressão de um código numérico, o documento adquire uma identidade única e pode ser monitorado a qualquer tempo e em qualquer local que esteja.

Para facilitar o tramite de documentos no ambiente corporativo, é necessário a organização e gestão de documentos físicos e também a gestão destes eletronicamente, com digitalização ou gestão de documentos que já nasceram digitais. Se a empresa possui o registro online de informações, a rastreabilidade também oferece maior segurança no armazenamento dos dados, permitindo identificar quem os adiciona ao sistema e serve como central de controle de informações da empresa e do processo.

Estabelecer um bom sistema de rastreabilidade garante controle completo sobre a complexidade de informações e dados dentro de uma operação, independente do volume. Quando projetada corretamente, é a base eficaz e eficiente da documentação, responsabilidades, recursos, processos, produtos e serviços.

A Marcass ajuda seus clientes a escolher o melhor software para gerenciar sua documentação e informação, atendendo as necessidades específicas de cada cliente, como também implementa o processo de rastreabilidade dos seus documentos e informações.