Com um mundo globalizado baseado na conectividade 24 horas, a distância cada vez menor entre os produtos de um mesmo segmento, além da formação de um público mais criterioso e exigente, têm pressionado as empresas a buscarem permanentemente a inovação como forma de adquirir diferencial competitivo em seu setor de atuação.

O problema é que, muitas vezes, a Gestão da Documentação e Informação ainda é vista por muitos CEOs como custo e não como investimento. Essa visão equivocada derrama sobre os ombros dos profissionais da informação um oceano de responsabilidades e metas para reduzir custos, ao mesmo tempo em que estes continuam a serem cobrados com fervor para impulsionarem uma revolução no gerenciamento de processos na organização.

Mas como suportar a pressão e conciliar esse desafio?

Neste caso, a redução de custos se dá de forma indireta, por meio do aumento da produtividade e do fechamento de pequenos gaps nas equipes de trabalho.

A mão-de-obra é um dos custos operacionais mais elevados para qualquer empresa. Por isso, embora indiretamente, essa revisão no aproveitamento do capital humano da empresa é uma boa forma de redução de custos.

Delegar tarefas para dar maior celeridade na tomada de decisões e aumentar a produtividade de sua equipe, também é uma opção, desde que haja treinamento adequado e descentralizações. Assim sua equipe terá maior senso desafio e motivação.

Usar um sistema integrado de Gestão da Informação e Documentação, e que tenha uma interface mais amigável para os usuários, é primordial para que os funcionários insiram as informações num menor tempo possível e a recuperação das informações seja imediata.

Além de reduzir o tempo necessário para realizar as tarefas, aumentando a produtividade como um todo, o sistema ainda permite que os colaboradores da empresa usem o tempo livre para identificar outras oportunidades de melhoria nos processos que podem trazer vantagens competitivas.

Redução dos custos de impressão e armazenamento de documentos são exemplos de contribuição direta de custos. Já aumentar a velocidade na tomada de decisões e na produtividade, são exemplos de redução indireta de custos.

E na sua empresa, como funciona a política de redução de custos? Já existe um planejamento definido para a Gestão da Informação? Conte com a Marcass Consultoria para te ajudar nesta empreitada!