Saiba quais os documentos sua empresa precisa guardar e por quanto tempo
Date: 15 de junho de 2016
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tabela de temporalidade

Você sabia que alguns documentos precisam ser guardados por até 30 anos? Outros podem ser descartados depois de pouco tempo, pois perdem sua validade jurídica ou legal.

Se você não quer correr riscos de descartar arquivos importantes ou de armazenar documentos sem necessidade, perdendo espaço e eficiência nos processos, a saída é contar com o apoio de uma Tabela de Temporalidade Documental – TTD. O objetivo da elaboração e estruturação da TTD é definir o tempo de vida útil para a documentação eletrônica e física, em fases de arquivamento distintas, a responsabilidade de guarda, a forma de organização e o meio físico para arquivamento (papel, arquivos eletrônicos – imagens e textos, etc), além de detectar a documentação em duplicidade.

Essa ferramenta automatiza o processo de destinação dos documentos, orienta o usuário no que deve ser arquivado, em que formato físico deverá se dar o armazenamento, por quanto tempo se deverá arquivar a documentação nas fases ativa, intermediária e inativa e, principalmente, de quem deve ser a responsabilidade dessa guarda. Tudo isso é feito em conformidade com a legislação brasileira e ou internacional, quando for o caso. Por meio da TTD – Tabela de Temporalidade Documental – torna-se possível controlar e rastrear os documentos, evitando a guarda em duplicidade e/ou desnecessária. Assim, os custos de manutenção do processo documental são racionalizados, além de aumentar a segurança na tomada de decisões.

Resultados Esperados após a implantação da TTD da sua empresa:

  • criar padrão para descarte de documentos;
  • reduzir volume de papéis em todo o acervo;
  • rastrear os documentos enviados em duplicidade para o arquivo inativo;
  • definir a forma de organização de cada tipo documental;
  • definir responsáveis pela guarda dos documentos;
  • definir necessidade de arquivos em papel, meio magnético ou outros;
  • identificar toda a documentação de acordo com a forma padronizada na TTD;
  • recuperar documentos e informações valiosas para sua empresa, que se encontram arquivadas em locais indevidos.

 

Confira a lista de alguns documentos que precisam ser guardados e por quanto tempo.

 

TTD Contábil

TTD Contabilidade

 

TTD – Pessoal

TTD-Pessoal

 

Marcass Consultoria

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