Toda organização possui e gera, a cada dia, uma infinidade de informações, confidenciais ou não, que precisam ser gerenciadas e guardadas com os devidos cuidados.

Já falamos aqui sobre a importância de cuidar bem da informação de sua empresa; a gestão da informação na sua empresa possibilita:

• Acesso rápido a informações em todos os níveis gerenciais, possibilitando agilidade na tomada de decisões
• Redução do espaço físico utilizado para arquivar documentos
• Otimização e melhoria de processos gerenciais
• Gerenciamento de permissões de acesso aos dados
• Automatização dos processos e acesso aos documentos a qualquer hora
• Redução de custos operacionais e otimização de resultados
• Melhoria da produtividade individual dos seus colaboradores
• Eliminação de extravio ou falsificação de documentos
• Melhoria no processo de tomada de decisão

Além desses benefícios, a gestão da informação garante a segurança em relação ao armazenamento e a privacidade ao acesso a ela, protegendo-a de possíveis riscos.

É caro e inviável guardar e proteger todo e qualquer tipo de informação, portanto, sugerimos a classificar os tipos de informação para que sua empresa escolha qual informação deve ser mantida e protegida. Classificamos as informações em:

Confidencial
Geralmente, são informações de importância estratégica para os negócios. Incidentes (vazamento, indisponibilidade etc.) podem acarretar grandes impactos. O seu manuseio é restrito a usuários previamente autorizados por um gestor.

Restrita
Informação cujo conhecimento, manuseio e controle de acesso devem estar limitados a um grupo restrito de colaboradores que necessitam utilizá-la para exercer suas atividades profissionais. Incidentes envolvendo tais informações podem gerar impactos graves ou críticos.

De uso interno
São informações destinadas à utilização interna por colaboradores, parceiros, prestadores de serviço ou fornecedores, por exemplo. Não se destinam à distribuição fora do âmbito corporativo. Incidentes envolvendo tais informações podem gerar impactos leves ou moderados.

Pública
Informação que pode ser distribuída ao público geral e, geralmente, é divulgada pelos canais de comunicação apropriados (sites, portais etc).

Garantir a segurança das informações, seja no armazenamento, acesso ou gerenciamento delas é fundamental para a saúde da empresa e evita riscos desnecessários.